Manual time tracking in the old days

4 raisons pour ne pas se fier au logiciel pour la facturation basée sur les activités

Les déclarations ci-dessous, s'appliquent-elles également à votre entreprise ?

De nombreuses entreprises qui travaillent presque exclusivement sur les heures facturables pour leurs clients - pensez aux cabinets d'avocats - bénéficient d'un suivi et d'une facturation ponctuels et précis. Cela peut signifier la différence entre un beau profit et une lourde perte sur un projet. Nous examinons les motivations sous-jacentes des organisations à ne pas utiliser le suivi du temps par logiciel pour leur facturation. Un choix intelligent, non?

#1: La mise en place d'un nouveau logiciel prend trop de temps à installer

Pour de nombreux chefs d'entreprise, l'idée d'introduire de nouveaux outils logiciels dans un écosystème existant évoque de mauvais souvenirs. L'introduction de nouveaux logiciels est souvent considérée comme un investissement risqué et long qui n'offre aucune certitude quant aux chances de succès de la mise en œuvre. La lenteur de la mise en œuvre, les longs temps d'arrêt et une équipe informatique surchargée sont les principales préoccupations. Cette attitude était certainement justifiée jusqu'à la fin des années 2000, mais aujourd'hui cette crainte n'est pas fondée.

Les logiciels modernes de suivi du temps et d'autres outils de productivité fonctionnent aujourd'hui dans un environnement cloud sécurisé, contournant ainsi le besoin d'installation de logiciels sur des ordinateurs individuels. Les mises à jour et la maintenance sont effectuées automatiquement à distance, ce qui signifie que les entreprises n'ont plus besoin d'avoir une expertise technique en interne sur le logiciel en question. La mise en place de nouveaux outils est donc très rapide et se limite même dans de nombreux cas à la création de comptes utilisateurs et à l'attribution de droits aux administrateurs. Les frais généraux sont généralement limités à des frais d'installation uniques et à un modèle d'abonnement qui dépend du nombre d'utilisateurs dans l'organisation.
 

#2: Vos activités sont trop fragmentées pour un logiciel de suivi de temps

Plusieurs activités facturables au bureau? Cela va de soi. Il est difficile d'enregistrer le multitâche de manière transparente dans une feuille de temps. L'enregistrement des e-mails, des appels téléphoniques et des réunions prend beaucoup de temps et est difficile à noter à la minute près. Pourtant, ce sont des activités facturables essentielles qui sont au cœur de presque toutes les organisations de services. Votre entreprise n'est pas la seule à relever ce défi.

Curieusement, la solution réside dans le problème lui-même. Si vos collaborateurs sont trop occupés pour suivre manuellement le travail facturable, le logiciel de suivi automatique du temps est la solution. Certains outils de suivi du temps utilisent même l'intelligence artificielle pour enregistrer automatiquement les activités et les lier au bon fichier. Cela met immédiatement un terme aux spéculations quotidiennes sur les activités menées.

"Trop d'activités différentes à suivre ? Envisagez de supprimer complètement le suivi manuel du temps."

#3: La facturation basée sur des estimations approximatives est plus facile

Une facture basée sur une estimation du travail livré est facilement envoyée en quelques instants. Cela donne de l'espace pour respirer afin de pouvoir investir du temps dans d'autres choses qui aident une entreprise à croître. Bien qu'il puisse sembler séduisant à première vue d'envoyer aux clients une facture "à peu près" correcte, dans la pratique, ce type de factures estimées n'aide personne à progresser. Un système de suivi du temps - et de préférence un outil entièrement automatisé - offre un aperçu commercial supplémentaire grâce à la relation avec la réalité. Ce dernier prend la forme de fonctionnalités supplémentaires pour mesurer et analyser avec précision le temps de travail passé. Cela facilite non seulement le suivi des factures pour les clients, mais permet également aux entreprises de mieux suivre le temps de leurs collaborateurs. Cela garantit à son tour une détection plus rapide des dépassements budgétaires possibles et une gestion de projet plus efficace en général.

Le suivi du temps automatisé garantit que les entreprises peuvent réellement mesurer, analyser et optimiser tout le temps passé par leurs collaborateurs - qu'il s'agisse du travail commercial ou des tâches internes. Les pertes de temps cachées et les coûts associés sont rapidement exposés, ce qui permet de mieux comprendre les cas et les clients moins rentables.
 

#4: Vos collaborateurs n'ont pas le temps d'apprendre à travailler avec un nouveau logiciel 

Les vieilles habitudes sont difficiles à désapprendre. Les meilleures pratiques ont de bonnes raisons d'exister: dès que quelqu'un a trouvé sa niche, l'efficacité de la saisie des données pour le suivi du temps est relativement élevée. À plus long terme, cependant, la normalisation à l'échelle de l'organisation l'emporte nettement sur l'optimisation individuelle. Les nouveaux collaborateurs bénéficient également d'une intégration standardisée.  Avec une approche par essais et erreurs, un collègue nouvellement embauché peut avoir besoin de plusieurs semaines pour enregistrer efficacement ses heures facturables, tandis qu'une méthode éprouvée permet aux collaborateurs d'atteindre une vitesse de croisière plus rapide et plus complète. Une période d'ajustement unique permet aux employés actuels et nouveaux de commencer à partir de zéro et évite les malentendus sur le suivi de certaines activités.

Etes-vous d'accord avec les déclarations ci-dessus concernant l'enregistrement manuel de pointage pour la facturation ou pensez-vous qu'il est grand temps pour votre entreprise de rechercher un meilleur moyen pour optimiser votre suvi de temps?