Timetracking hourglass

4 raisons pour optimiser votre système de suivi de temps

Le suivi du temps est bien, le suivi automatique du temps est le meilleur..

De nombreuses entreprises de services font appel à un système de suivi de temps précis pour facturer correctement les clients, de fournir les ressources adéquates et générer des informations sur leurs projets. Le logiciel classique de suivi du temps a été le premier grand pas en avant par rapport aux feuilles de temps mnuelles et chronophages du passé. Toutefois, avec l'évolution constante de la technologie, le suivi de temps entièrement automatique devient la nouvelle norme pour les organisations qui comptent sur des modèles de facturation basés sur les activités. 

Pour une comparaison entre le suivi du temps entièrement automatisé et le suivi du temps semi-automatique ou classique, consiltez l'encadré au bas de ce blog. 

 

#1: Factures à mesure du client

Les clients attendent de leurs fournisseurs de services le meilleur retour sur investissement - et cette exigence est entièrement justifiée. Avec le suivi du temps entièrement automatisé, les discussions ennuyeuses sur la facturation appartiennent au passé. Chaque performance est suivie à la minute grâce à une feuille de temps en ligne, assurant la transparence. Les chefs de projet peuvent facilement exporter cet aperçu du temps et le présenter au client en question. Cela fournit des preuves tangibles de tout le travail accompli. Des feuilles de temps claires et entièrement traçables renforcent les valeurs du prestataire de services et créent de la transparence vis-à-vis des clients.
 

#2: Meilleur aperçu du temps effectué et du retour sur investissement au sein de l'organisation

Beaucoup de temps de travail va par inadvertance aux appels téléphoniques entre les deux, répondant à des e-mails importants et à d'autres interruptions. Avec le suivi du temps manuel ou semi-automatique, ce type de perte de temps passe souvent inaperçu. Cela réduit à son tour la précision du récapitulatif de facturation et des statistiques de productivité. Le suivi du temps semi-automatique est par conséquent inexact et le suivi manuel du temps présente de graves erreurs.

Le suivi automatique du temps permet aux entreprises de mesurer, d'analyser et d'optimiser l'intégralité du temps passé par les collaborateurs, à la fois pour les affectations facturables et les tâches internes. Cela permet aux entreprises de détecter plus rapidement le temps perdu par inadvertance et les coûts cachés, ce qui expose clairement les cas et les clients les moins rentables.

 

“Le suivi du temps semi-automatique est au mieux exact, le suivi manuel présente de graves erreurs”

 

#3 Gain de temps

Bien que le suivi semi-automatique du temps ne prenne pas beaucoup de temps en soi, cette solution est encore loin d'être idéale. Une minuterie en ligne peut être relativement facile à utiliser, mais les collaborateurs oublient régulièrement de démarrer ou arrêter l'enregistrement de l'heure. Le suivi automatique du temps prend entièrement en charge cette action répétitive et ennuyeuse. Cela donne aux employés le temps et la liberté de travailler sur des missions qui apportent une valeur ajoutée.

 

#4 Pas de retard entre le travail presté et l'enregistrement de temps

L'enregistrement du temps se fait souvent pendant de petites pauses entre deux dossiers, à la fin de la journée de travail ou, dans certains cas, seulement une fois par semaine. Ce délai entre le travail effectué et le suivi entraîne deux problèmes: l'inexactitude et un retard dans la surveillance des performances. Cela aggrave encore les autres problèmes de cette liste. Pour un cas ou un client, cette perte semble minime, mais dans l'ensemble, ce retard a un impact négatif significatif sur la rentabilité globale des entreprises.
 

Expliqué : suivi de temps automatique vs. classique

En bref, le suivi automatique du temps assure une automatisation étendue de l'enregistrement traditionnel et manuel du temps. Grâce à des algorithmes logiciels avancés, un chronométreur automatique surveille l'activité de chaque collaborateur et attribue chaque performance au projet ou au client concerné, sans intervention humaine. Les feuilles de temps sont créées en temps réel, ce qui élimine complètement la nécessité d'une saisie ou d'un suivi manuel des données.