Manual registration

Enregistrement du temps : digne de confiance?

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"La gestion de projet n'est pas un travail aisé. En fait, il s'agit de plusieurs jobs plutôt difficiles". Aligner les efforts de l'équipe sur un objectif clair et réalisable et la garder motivée au fur et à mesure que le projet se dirige vers son objectif, sont des éléments essentiels.  

Pour devenir un bon gestionnaire de projet, il faut parfois beaucoup de temps. Les qualités comme leadership, empathie, les compétences en négociation et une bonne dose d'humour vous mettront sur la bonne voie. Certaines de ces qualités sont innées, d'autres se développerons au fil du temps (comme p.ex. trouver un bon équilibre entre l'humour et le sarcasme, pas évident lors d'une gestion de projet), d'autres qualités devront être apprises. Beaucoup d'entreprises dépensent un budget important pour des cours de leadership, formation de cadres, programmes neurolinguistiques et autres compétences dont les formateurs et consultants promettent de faire la différence. 

Un élément souvent sous-estimé dans les projets jusqu'à ce que l'échéance se profile ou le budget est à court, est la gestion du temps.  Les gestionnaires de projet expérimentés sauront qu'une planification préalable solide de la durée des efforts nécessaire (avant et pendant le projet) est essentielle, ainsi que de garder un oeil sur l'horloge pendant qu'elle tourne. Sommes-nous encore sure la bonne voie pour respecter l'échéance? Respectons-nous le budget ?  Pouvons-nous répondre aux demandes du client? 

La base pour une réponse positive à ces questions, c'est la gestion du temps : la somme de tous te temps enregistrés par les membres de l'équipe par rapport au budget ou temps restant ou le temps jusqu'à la date limite  du projet. Jetons un coup d'oeil à la façon dont les membres d'une équipe hypothétique enregistrent leur temps !

 

- Paul Procrastinateur a bien trop de besognes, comme d'habitude. Il enregistrera certainement ses temps, fort probablement juste avant ou après la clôture du projet, et comme d'habitude, pourra très difficilement tout se rappeler. Ceci rend la tâche du gestionnaire du projet fort difficile et entraîne évidemment des discussions très animées entre Paul et sa direction concernant la fiabilité de ses données. 
- Mannequin Molly prend la tâche de l'enregistrement du temps très au sérieux. Elle enregistre méticuleusement ce qu'elle fait de minute en minute. A tel point que ceci impacte sa performance. Les pointages de Molly attireront l'attention et dans l'avenir, certains se poseront sans doute des questions
-  Martine Moyenne mesure ses efforts à distance. Les grands blocs sont introduits correctement, mais les petits points et virgules ne sont pas toujours pris en considération et sont rajoutés ultérieurement, dans l'idée "c'est à peu près ça". Le responsable du projet découvrira que la somme ne sera pas toujours correct et Martine aura des soucis à clarifier les incohérences.
Fred Flémard est d'accord avec tout. C'est un mec cool. Il enregistrera ses temps comme prévu dans le forecast. Pas de problèmes. Effectivement, pas de problèmes pour lui, mais après un certain temps, il va contrecarrer le succès du projet et attirer l'attention non désirée dans le processus. 
-  Pauline Patauge a une liste éternelle de tâches à terminer et subit sa journée de travail. L'enregistrement du temps n'est certainement pas une priorité. Tout comme chez Paul, elle c'est sur sa liste, elle le fera un jour, mais à ce moment-là il est fort difficile de se rappeler ce qui s'est vraiment passé. Son enregistrement sera correct, ou presque, selon la pression du deadline, le responsable du projet ou le client. 

Pour notre responsable du projet, la somme de ces entrées est la base sur laquelle il doit se fier en ce qui concerne la gestion du temps. Mais comme démontré ci-dessus, les informations sont rarement basées sur des données exactes et des faits objectifs. Cela reflète le succès du projet : lorsque le temps enregistré est de plus en plus loin de la realité, il commencera à avoir un impact sur la rentabilité. Le manque de transparence sera une source de frustration pour le client, et bien que la facture puisse être acceptable, la confiance va s'éroder, et il ou elle ira voir ailleurs. 

Que pouvez-vous faire lorsque vous avez des collaborateurs comme Paul & co dans votre équipe? Des règles plus strictes, un contrôle encore plus détaillé, un suivi encore plus rigoureux sont des possibilités. Mais avant que le sarcasme ne prenne le dessus, il serait peut-être favorable de gérer un projet d'une façon objective et automatisée. 

 

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