Budget spend

Le succès d’un projet = comme « à peu près » prévu dans le budget?

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Le succès d’un projet = comme « à peu près » prévu dans le budget?

Pourquoi aperçoit-on toujours des éléments vagues, une créativité immense lorsque le règlement final financier d’un projet est rédigé ? Très régulièrement, un règlement final n’est pas rédigé pleinement. Probablement, parce qu’il est fort difficile de garder une vue sur tous les frais. Et certainement sur les heures de prestation, donc les frais du personnel. Régulièrement, c’est « à peu près » comme prévu dans le budget. Donc, où est le problème ?

Pourtant, les projets ont été étudiés …

Les projets sont basés sur trois piliers : le résultat désiré (produit, rentabilité), le timing et le prix (budget). Un Chef de Projet sérieux définira ces piliers très minutieusement avant d’entamer le projet. Ces paramètres sont objectifs et tangibles pour chacun. Le sérieux de ces 3 éléments est donc à juste titre lorsqu’on veut mener un projet à une fin rentable et faire tourner un business.

Malheureusement chaque élément n’est pas toujours facilement tangible…

C’est étrange que l’aspect timing est le composant entraînant le moins de discussion : un accord est un accord. C’est simple. A la limite, on discute éventuellement encore la motivation pour remettre le deadline, mais en fin de compte c’est clair : au moment convenu ou pas.

Le résultat est parfois un peu plus difficile à définir dans des paramètres objectifs, mais en général, il existe un consensus du résultat requis. De plus, il y a différentes personnes impliquées pour garder l’œil. De plus, le gain du projet apparaît généralement (la rentabilité du projet).

Le plus dur à estimer est clairement le budget. Même si d’autre points de repère sont faciles et évidents. Des factures de fournisseurs sont p.ex. évidentes. Mais au cas où plusieurs personnes sont concernées et contribuent au projet, il est de plus en plus difficile pour faire un suivi et quantifier la contribution. Le suivi des activités est ici le plus difficile. Les collaborateurs doivent faire une estimation de leur travail et enregistrer leur temps pour pouvoir suivre le budget. Ceci est très vulnérable et très souvent impossible à réaliser « en ligne ». Le Chef du Projet ne le remarque qu’après un certain temps. De plus, il est clair que certains collaborateurs ne seront pas fort motivés pour enregistrer leur temps correctement. D’autre part, ceci est une partie fort importante du budget d’un projet. Un enregistrement incorrect peut entraîner des surprises fort désagréables.

Du coup, c’est clair, une automatisation d’enregistrement du temps serait une solution au problème…

En ce jour, l’enregistrement du temps se fait encore trop de façon « manuelle », et on se fie à la mémoire du collaborateur. Voilà où se trouve cet « à peu près » en grande partie. L’enregistrement du temps peut avoir une grande influence sur les résultats :

- Il est en tout moment possible de le consulter en utilisant les outils corrects. Une intervention est donc toujours possible (au cas où cela risque de devenir catastrophique).
- Des moyens de contrôle sont possible avec les moyens disponibles
- Les collaborateurs ont moins de travail.
- Aucune dépendance de la motivation personnelle du collaborateur
- Elimination des « estimations » et interprétations des collaborateurs
- Elimination des oublis, car l’enregistrement se fait automatiquement
- Et surtout : l’enregistrement se fait de façon correcte, objective et uniforme par tous les collaborateurs

Fini les « à peu près » en utilisant le logiciel adapté.

Lexor est un système d’enregistrement de temps automatisé pour des collaborateurs, utilisant Office 365. En utilisant vos informations et votre logiciel, l’Intelligence Artificielle calcule la gestion de temps de vous et votre équipe. Pour plus d’informations :

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