L'élaboration et le suivi des budgets vous inquiètent par manque de connaissance des heures effectivement travaillées?

Êtes-vous toujours en train de créer ou de suivre des budgets sans données sur les heures effectivement travaillées ? Si c'est le cas, vous avez un manque à gagner. L'un des problèmes les plus courants en matière d'allocation budgétaire est une mauvaise estimation des heures travaillées par les employés. L'automatisation du processus d'enregistrement du temps au sein d'une entreprise est la réponse à une budgétisation précise. Vous vous demandez comment votre projet respectera le budget ?

Lors du montage d'un nouveau projet, des budgets spécifiques sont établis. Et il vous faut essayer de vous y tenir. Mais pourquoi y a-t-il toujours un manque de clarté, et souvent beaucoup de créativité, quand on fait le bilan financier final d'un projet ? Souvent, ce règlement n'est même pas fait dans son intégralité. Peut-être parce qu'il est très difficile de documenter et de suivre correctement tous les coûts. Et certainement les temps effectués au sein d'un projet, ou les frais de personnel. C'est souvent "à peu près dans les limites du budget". Comment faire la bonne répartition des budgets ?

Cause d'une mauvaise allocation budgétaire.

L'un des problèmes les plus courants dans la gestion de projet est une mauvaise estimation des heures travaillées par les employés. Cette mauvaise estimation donne une image déformée et donc un budget moins précis.

Dans de nombreuses entreprises, l'enregistrement du temps est basé sur des suppositions et des intuitions. Pour de nombreux employés qui travaillent simplement sur la paie, la saisie des feuilles de temps ne fait pas partie de leurs tâches quotidiennes. La motivation pour les remplir réside plutôt dans le fait que leur manager le demande afin de savoir ce qu'ils ont fait. S'il est perçu comme faisant partie des tâches quotidiennes, les employés oublient souvent d'enregistrer des activités (par exemple, des appels téléphoniques ou des e-mails…), ne remplissent leurs feuilles de temps manuellement qu'en fin de journée, de semaine ou de mois, ne savent quelles activités sont à réserver et sur quel(s) projet(s), ou n'ont tout simplement pas accès aux bons outils. Tous ces obstacles induisent une perte d'argent à l'entreprise.

De plus, de mauvaises estimations de temps vous empêchent de comprendre combien de temps les tâches prennent réellement. Cela rend plus difficile la visualisation du temps prévu par rapport au temps réellement passé. Cela rend la planification de nouveaux projets ou clients plus difficile et moins précise.

Parce qu'il y a si peu de points de mesure précis, les entreprises sont souvent incapables d'ajuster leur temps et leurs budgets en temps opportun. Cela empêche les projets de se remettre sur les rails avant qu'il ne soit trop tard

Les nouvelles ressources technologiques peuvent aider à maintenir les projets dans les limites du budget.

Si vous ne voulez pas être confronté à des surprises lors du développement d'un projet, l'utilisation du suivi automatique du temps peut être une grande partie de la solution. Un outil automatisé enregistre avec précision les heures des employés, en temps réel et de manière uniforme. Toutes les heures travaillées sont exactes et récupérables en ligne. L'automatisation du processus d'enregistrement des temps au sein d'une entreprise peut donc avoir un impact considérable sur les résultats :

1. Budgétisation précise

La feuille de temps des employés est automatiquement remplie. Cela élimine les estimations d'heures erronées des employés. En comprenant mieux le temps que prend réellement un projet, vous pouvez budgétiser avec plus de précision. Non seulement les données du projet en cours peuvent être utilisées pour l'allocation budgétaire, mais également les données des projets précédents (similaires).

2. Facturation basée sur l'activité

En plus d'une budgétisation précise, l'enregistrement précis du temps garantit également une facturation complète et sans erreur. Dés lors, cette précision va permettre un flux de trésorerie plus régulier au sein de votre entreprise.

3. Gardez une trace des projets

Surveillez le temps et le budget par projet ou client. Avec l'enregistrement automatique, vous pouvez intervenir immédiatement là où les choses tournent mal (et avant que les choses tournent mal).

4. Gagnez du temps

L'enregistrement du temps est souvent considéré comme une tâche chronophage et est donc plus susceptible d'être reporté. En investissant dans un outil automatique, le temps gagné peut désormais être alloué à vos projets et vous n'avez pas à inciter ou motiver les salariés à faire des inscriptions.

5. Vous créez la confiance avec les clients

Si vous pouvez soumettre un enregistrement de temps basé sur des faits et des détails mesurés, vous créez la confiance. Ce qui conduit à son tour à une meilleure relation client.

6. Meilleures informations :

L'enregistrement du temps sans erreur fournit non seulement des informations sur les budgets, mais va bien plus loin que cela. En tant qu'entreprise, vous avez une meilleure idée des endroits où voud perdez du temps, où peuvent se situer les goulots d'étranglement, de la qualité de la productivité… Cela donne un aperçu de la valeur réelle et de la rentabilité d'un projet.

En tant qu'entreprise, ne vous sentez plus dans le noir et utilisez la puissance de l'automatisation.

Lexor est une solution d'enregistrement automatisé du temps pour les personnes qui utilisent Office 365. Il calcule avec les données existantes de votre logiciel utilisé et de l'intelligence artificielle éprouvée le temps que vous et vos employés passez.