Manuele time tracking

4 redenen om geen software te gebruiken voor activity-based facturatie

Zijn de argumenten hieronder ook van toepassing op jouw bedrijf?

Veel bedrijven die haast uitsluitend op declareerbare uren voor hun klanten werken - denk maar aan advocatenkantoren - hebben baat bij stipte en nauwkeurige timetracking en facturatie. Die kan namelijk het verschil betekenen tussen een mooie winst en zwaar verlies op een project. We kijken even naar de achterliggende motivaties van organisaties om geen softwaregebaseerde timetracking voor hun facturatie te gebruiken. Een slimme keuze, of niet niet?

 

#1: Nieuwe software installeren neemt te veel tijd in beslag

Voor veel bedrijfsleiders roept de gedachte aan het introduceren van nieuwe softwaretools in een bestaand ecosysteem nare herinneringen op. De introductie van nieuwe software wordt vaak nog gezien als een riskante en tijdrovende investering die geen enkele zekerheid biedt over de slaagkansen van de implementatie. Trage uitvoering, langdurige downtime en een overwerkt IT-team zijn de voornaamste bezorgdheden. Die houding was tot in de late jaren 2000 zeker terecht, maar tegenwoordig is deze vrees ongegrond.

Moderne timetrackingsoftware en andere productiviteitstools draaien vandaag de dag in een beveiligde cloudomgeving, waardoor de noodzaak voor de installatie van software op individuele computers wordt omzeild. Updates en onderhoud worden automatisch vanop afstand uitgevoerd, wat betekent dat bedrijven intern niet langer over technische expertise moeten beschikken over de software in kwestie. Het opzetten van nieuwe tools gaat dus razendsnel en blijft in veel gevallen zelfs beperkt tot het aanmaken van gebruikersaccounts en het toewijzen van rechten voor beheerders. Overheadkosten blijven meestal beperkt tot een éénmalige opzetkost en een abonnementsmodel dat afhangt van het aantal gebruikers in de organisatie.

#2: Je activiteiten zijn te gefragmenteerd voor timetrackingsoftware

Meerdere billable activiteiten op kantoor? Vanzelfsprekend. Het is lastig om multitasking op een transparante manier vast te leggen in een timesheet. De registratie van e-mails, telefoontjes en vergaderingen neemt op zijn beurt veel tijd in beslag en is moeilijk om tot op de minuut nauwkeurig te noteren. Toch zijn het essentiële declarabele activiteiten die de kern uitmaken van zowat elke dienstverlenende organisatie. Jouw bedrijf is niet het enige dat met die uitdaging worstelt!

Gek genoeg ligt de oplossing verscholen in het probleem zélf. Als je medewerkers het te druk hebben om factureerbaar werk manueel te tracken, dan is automatische timetrackingsoftware het antwoord. Sommige tools voor timetracking gebruiken zelfs Artificial Intelligence om automatisch activiteiten te registreren en te koppelen aan het juiste dossier. Dat maakt meteen een eind aan het dagelijkse gokwerk over de uitgevoerde activiteiten.

"Te veel verschillende activiteiten om te tracken? Overweeg dan om manuele timetracking volledig overboord te gooien."

#3: Facturatie op basis van ruwe schattingen is eenvoudiger

Een factuur op basis van een raming van geleverd werk is in een wip verstuurd. Dat geeft ademruimte om tijd te investeren in andere zaken die een bedrijf helpen groeien. Hoewel het op het eerste gezicht aanlokkelijk lijkt om klanten een factuur te sturen die ‘ongeveer’ correct is, helpen dit soort geschatte facturen in de praktijk niemand een stap verder. Een timetrackingsysteem - en dan liefst nog een volledig geautomatiseerde tool - biedt namelijk extra businessinzicht door de relatie met de realiteit. Dat laatste gebeurt in de vorm van extra functionaliteiten om de bestede werktijd nauwkeurig op te meten en te analyseren. Dat maakt facturen niet alleen makkelijker op te volgen voor klanten, maar stelt bedrijven ook in staat om de tijd van hun werknemers beter op te volgen. Dat zorgt op zijn beurt voor een vluggere detectie van mogelijke budgetoverschrijding en efficiënter projectmanagement in het algemeen.

Geautomatiseerde timetracking zorgt ervoor dat bedrijven daadwerkelijk álle gepresteerde tijd van hun medewerkers kunnen meten, analyseren en optimaliseren - of het nu gaat over klantenwerk of interne taken. Zo worden verborgen tijdverlies en bijhorende kosten snel blootgelegd, wat een beter licht werpt op minder rendabele cases en klanten.

#4: Medewerkers hebben geen tijd om met nieuwe software te leren werken

Oude gewoontes zijn moeilijk af te leren. Best practices hebben goede bestaansredenen: zodra iemand z’n draai gevonden heeft, ligt de efficiëntie van data-invoer voor timetracking relatief hoog. Op langere termijn verslaat organisatiebrede standaardisering individuele optimalisering nochtans met een straatlengte voorsprong. Ook nieuwe medewerkers halen een heleboel voordeel uit gestandaardiseerde onboarding. Met een trial-and-error-aanpak heeft een pas aangeworven collega misschien wel enkele weken nodig om zijn of haar declarabele uren efficiënt te registreren, terwijl een bewezen methode werknemers sneller en vollediger op kruissnelheid brengt. Een éénmalige aanpassingsperiode biedt een schone lei voor zowel huidige als nieuwe werknemers en vermijdt misverstanden over het tracken van bepaalde activiteiten.

 

Ben je het eens met de stellingen hierboven over manuele tijdregistratie voor facturatie, of is het ook voor jouw bedrijf tijd om uit te kijken naar een betere manier van timetracking?