Budget spend

Project succes = ‘ongeveer' binnen budget ?

Lexor

Project succes = ‘ongeveer' binnen budget ?

Waarom bestaat er altijd onduidelijkheid, en is er vaak heel wat creativiteit te zien, als men de financiële eindafrekening maakt van een project? Vaak doet men die afrekening zelfs niet eens ten volle. Misschien wel omdat het heel moeilijk is om alle kosten goed te documenteren en bij te houden. En zeker de gepresteerde tijden, of de personeelskosten dus. Vaak is het ‘ongeveer binnen budget’. Waar zit het probleem dan?

Projecten worden nochtans meestal gemeten...

Projecten worden opgebouwd met drie pijlers: Het gewenste resultaat (deliverables, de return), tegen wanneer (timing) en tegen welke prijs (budget). Ernstige projectleiders definiëren deze factoren dus zeer precies voor ze aan een project beginnen. De parameters zijn ook zeer objectief en meetbaar vast te leggen voor elk. Die ernst rond deze drie elementen is uiteraard terecht als men een winstgevende project en business wil voeren.

Maar niet alles is even meetbaar...

Het is vreemd dat timing zowat de enige factor is waar zelden discussie over bestaat: Op tijd is op tijd. Heel simpel. Er kan nog wat discussie gevoerd worden over de motivatie om een deadline te verleggen, wat ook vaak gebeurt, maar in the end is het eenvoudig: Op tijd of niet.

Het resultaat is soms wat moeilijker te definiëren in objectieve parameters, maar meestal is er wel consensus over wat het resultaat moet zijn. Er zijn ook meestal voldoende betrokkenen die het resultaat bewaken. En vaak zijn er ook de financiële winsten die tevoorschijn komen (de return van het project). 

Het moeilijke meetwerk zit dus blijkbaar in het budget. Al zijn er ook gemakkelijke meetpunten op dat vlak. Inkomende facturen voor een project zijn bijvoorbeeld duidelijk. Maar hoe meer mensen er betrokken zijn en bijdragen aan een project, hoe moeilijker het wordt om die bijdrage te kwantificeren en op te volgen. Vooral dat laatste blijkt vaak een zeer moeilijke opdracht: de opvolging. Mensen moeten namelijk hun arbeid inschatten en registreren om dat stuk van het budget op te volgen. Dat is kwetsbaar en rekbaar en meestal niet ‘online’ opvolgbaar. De projectleider ziet het pas achteraf. Bovendien is niet iedereen even gemotiveerd om dat correct te doen. Maar het is wel vaak een belangrijke post in het projectbudget. Wie het niet opvolgt komt zeker voor onaardige verrassingen te staan.

Ook bij tijdsregistratie is automatisatie een logische antwoord op de obstakels…

Tijdsregistratie heeft nog vaak een manueel karakter in projecten en laat medewerkers op hun geheugen of op inschatting noteren. Daar zit die ‘ongeveer’ in zeer grote mate. Dat tijdsregistratieproces automatiseren kan enorme impact hebben op resultaten:

- Het wordt online consulteerbaar door gebruik van de juiste tools. Je kan dus ingrijpen waar het fout gaat (en voor het helemaal fout gaat).
- Er zijn heel wat controles mogelijk met de beschikbare gegevens
- Het kost geen of minder moeite aan de projectmedewerkers
- Het is niet afhankelijk van de persoonlijke motivatie van de medewerkers
- Het elimineert ‘inschattingen’ en interpretaties van medewerkers 
- Het verkleint de mogelijkheid op vergeten, gezien het automatisch gebeurt
- En vooral: het is correct, objectief en uniform geregistreerd voor alle gebruikers

Het is dus hoog tijd om af te rekenen met ‘ongeveer' door gebruik van de juiste tijdsregistratie tools.

Lexor is zo een geautomatiseerde tijdsregistratie oplossing voor mensen die gebruik maken van Office 365. Het berekent met de bestaande gegevens uit uw gebruikte software en beproefde Artificiële Intelligentie wat de tijdsbesteding is van u en uw medewerkers. Voor meer info:

Lexor