Manual registration

Tijdsregistratie : vertrouwenswaardig ?

Lexor

"Project management is geen gemakkelijke klus. In feite is het een aaneenschakeling van niet-gemakkelijke klussen". Het afstemmen van de inspanningen van het team op een duidelijk en haalbaar doel, en hen gemotiveerd houden als het project in de juiste richting evolueert, zijn essentiële elementen. 

Er wordt soms een lange weg afgelegd om een goede project manager te worden : kwaliteiten zoals leiderschap, empathie, onderhandelingsvaardigheden en een goede dosis humor helpen je al in de juiste richting. Sommige van deze kwaliteiten zijn aangeboren anderen zal je na verloop van tijd ontwikkelen (zoals het vinden van de juiste balans tussen humor en sarcasme, niet ongewoon bij project management) andere zal je moeten aanleren. Bedrijven spenderen dikwijls een aanzienlijk budget aan leiderschapscursussen, kadertrainingen, neuro-linguïstische programmering en andere competenties waarvan trainers en consultants beloven het verschil te gaan maken.

Een vaak onderschat element in project management is het behalen van de deadlines en/of het werken binnen het vooropgesteld budget.  Ervaren project managers weten dat een solide voorafgaande planning qua inspanning en budget essentieel is, zolang de klok tikt. Zijn we nog op schema om die deadline te halen? Zijn we nog steeds binnen het budget ? Voldoen we aan de verwachtingen van de klant? 

Time management is de basis voor een positief antwoord op deze vragen : de som van de geregistreerde tijd van alle teamleden vs. de tijd of het resterend budget of  de resterende tijd  tot de deadline (T-minus, om in project management termen te spreken). Laten we eens zien hoe een aantal hypotetische teamleden hun tijd registreren !

- Paul Procrastinator heeft veel aan zijn hoofd, zoals gebruikelijk. Hij zal zeker zijn tijden registreren, hoogst waarschijnlijk net voor of na de afsluiting, en, zoals gebruikelijk, zal hij zich moeilijk alles herinneren en zal het voor de Project Manager moeilijk zijn om alles na te zien. Pittige discussies tussen Paul en zijn management omtrent de accuraatheid van zijn gegevens liggen hier voor de hand. 
- Model Molly  neemt de taak van tijdsregistratie zeer ernstig. Elke actie wordt minutieus geregistreerd, in dié mate dat het haar prestaties beïnvloedt. De tijdsregistraties van Molly zullen zeker de aandacht trekken, en in de toekomst zouden sommigen zich toch vragen kunnen stellen. 
-  Doorsnee Dolly wikt en weegt haar inspanning van op afstand. De grote blokken worden correct gelogd, maar de kleine punten en komma's worden niet in overweging genomen en worden later toegevoegd in een "het zal wel zoiets zijn" overzicht. De project manager ontdekt dat de optelsom niet echt klopt en Dolly zal het moeilijk krijgen om de onregelmatigheden uit te klaren. 
 Leo Luiwammes gaat akkoord met alles, hij is een coole gast. Hij zal zijn tijden wel inbrengen zoals de forecast dat voorgesteld heeft, no big deal. Inderdaad, voor hem is het geen big deal, maar na enige tijd wordt het project gedwarsboomd en wordt er ongewild aandacht getrokken op het project. 
-  Vera Verzuip heeft een ellenlange to do lijst en ondergaat meestal de dagelijkse dagtaak.  Het is duidelijk dat tijdsregistratie niet tot haar topprioriteiten behoort. Net zoals bij Paul, zal ze dit wel eens doen, maar dan zal het moeilijk zijn om precies nog te bepalen wat er gebeurd is. Haar registratie zal zo goed als mogelijk correct zijn, of toch bijna, afhankelijk van het stressniveau van het moment en de druk van de deadline, de project manager en de klant. 

Onze project manager kan enkel terugvallen op de som van de ingebrachte gegevens. Dit is de basis waarop hij kan terugvallen voor wat betreft het tijdsbeheer. Maar, zoals hierboven beschreven, zijn deze gegevens zelden gefundeerd op correcte en objectieve feiten. Dit heeft zijn weerslag op het succes van het project : indien de geregistreerde tijden helemaal niet stroken met de werkelijkheid, zal dit zijn weerslag hebben op de rentabiliteit. Het tekort aan inzicht zal een bron van frustratie zijn voor de klant, en hoewel de factuur misschien aanvaardbaar zal zijn, zal het vertrouwen wegebben, waardoor de klant andere oorden zal opzoeken. 

Wat kan je doen, indien je werknemers zoals Paul en consoorten hebt in je team? Striktere regels, betere follow-up, nauwkeurige controle kan tot op zekere hoogte, maar (alvorens sarcasme het overneemt) zou het beter zijn om een een bepaald project op een objectieve en geautomatiseerde manier te beheren.   

 

Een volledig geautomatiseerde, cloud-native en schaalbare oplossing zoals Lexor gebruikt de Artificiële Intelligentie om elk document, telefoontje of bericht toe te wijzen aan het juiste project en gedetailleerde realtime rapporten re produceren, waardoor uiterst professioneel project management, diepgaande inzichten en transparante facturatiedetails binnen dezelfde tool beschikbaar zijn.  Bovendien is het mogelijk om op basis van historische gegevens nauwkeurige prognoses en betrouwbare offertes te maken. Lexor werkt op Microsoft Azure en integreert out-of-the-box met alle Office 365 toepassingen, zoals Word, Outlook en Teams. 

 

Lexor