Hoe werkt het ?
Activiteiten kalender weergave – De ware magie van Lexor!
De kalender weergave van de activiteiten is het handigste en meest gebruikte scherm in Lexor. Daar zit de ware magie van Lexor! U heeft de volle controle over uw tijdsregistratie terwijl Lexor automatisch maximaal activiteiten voorstelt die u anders misschien vergeet. Met artificiële intelligentie wordt uw time tracking zo nog gemakkelijker én vollediger.
Deze unieke Lexor activiteiten kalender maakt automatisch uw timesheets aan met prestatievoorstellen met intelligente links naar uw dossiers en een correcte inschatting van de prestatietijd gebaseerd op uw Office 365 activiteiten (Kalender afspraken, e-mail, telefoongesprekken enz…). U moet enkel maar de voorstellen nakijken en goedkeuren. Indien nodig kan u uiteraard ook nog de dossierlink of de ingeschatte tijd aanpassen alvorens de prestatie goed te keuren.
U vult zelf prestaties manueel aan (of ze worden gesynchroniseerd uit uw CRM/ERP) om uw dagoverzicht compleet te maken. Al uw activiteiten worden dan overzichtelijk voorgesteld met slimme icoontjes die de status en de bron van de prestatie duidelijk maken. Eenvoudig en duidelijk!
Zo ziet het eruit:
Slimme en duidelijke iconen en statuskleuren
Intuïtieve functionaliteit
Verzonden Outlook e-mail (Automatisch)
Lexor stelt een verzonden e-mail automatisch voor als een prestatievoorstel. Dit voorstel bevat door gebruik van AI een tijdsinschatting en een link naar het dossier. U hoeft dus enkel maar deze voorstellen na te kijken en goed te keuren. Na goedkeuring wijzigt het icoon van rood naar grijs. Zo houdt u overzicht.
Status kleur rood
Als een icoon rood is, betekent dit dat de prestatie een automatisch voorstel is, die nog goedgekeurd moet worden. U kan dan de activiteit aanklikken om deze te editeren. Prestaties die samen horen worden ook samen getoond (bvb e-mail conversatie).
Outlook afspraken (Automatisch)
U heeft afspraken in uw Outlook agenda. Deze moet u niet meer apart nakijken om uw tijdsregistratie aan te vullen: Lexor stelt deze afspraken automatisch voor als prestaties met een juiste dossierlink en tijdsduur. Uw privé afspraken worden uiteraard niet behandeld.
Status goedgekeurd (Wit icoon, grijze achtergrond)
Goedgekeurde activiteiten worden weergegeven door een wit icoon op een grijze achtergrond. Zo ziet u duidelijk dat deze activiteit niet meer te behandelen is. Indien nodig kan u de activiteit nog aanpassen in deze status. Maar in principe moet u zich dus enkel richten op de rode activiteiten. Duidelijk en eenvoudig!
Telefoongesprekken (MS Teams) Automatisch
Gebruikt u Microsoft Teams om te telefoneren? Lexor toont dan uw gesprekken als prestatievoorstellen. Als het nummer gekend is in uw dossiers zal Lexor de oproep meteen koppelen aan het juiste dossier. De gesprekstijd wordt overgenomen met het reële start en eind uur. U dient enkel na te kijken en goed te keuren. Dit zijn activiteiten die vaak vergeten worden in timesheets.
Status gefactureerd (Euro teken)
Als een prestatie gefactureerd is, wijzigt het icoon in een Euro teken en wordt de prestatieomschrijving met een grijze achtergrond weergegeven. In deze status kan je de prestatie niet meer aanpassen of wissen. De status wordt automatisch toegepast door het facturatieproces (Door Lexor of door het gekoppelde systeem).
Manueel ingebrachte activiteit in Lexor
U heeft natuurlijk ook nog activiteiten die niet digitaal geregistreerd werden: Research, voorbereidingstijd voor meetings, after call work, documenten doornemen enz… U kan deze activiteiten eenvoudig manueel inbrengen in Lexor (met een gelinkt CRM systeem worden deze ook gesynchroniseerd).