4 obstacles à l'utilisation d'un outil de suivi du temps pour la facturation à l'activité dans le secteur juridique.

Tout le monde n'est pas fan de la mise en place d'un outil de suivi du temps dans son entreprise. Les entreprises doivent souvent convaincre leurs employés de remplir des feuilles de temps. Pourquoi exactement ? Vous pouvez le lire dans cet article !

#1 : "Le mal nécessaire".

Pour de nombreux avocats, l'idée d'introduire un logiciel de suivi du temps suscite une résistance. Parce que tenir des registres précis de toutes les tâches qu'ils effectuent semble être une tâche "fatigante et chronophage". Il n'est pas facile non plus de cartographier le multitâche de manière transparente. Et l'enregistrement des e-mails, des appels téléphoniques et des réunions prend du temps et est difficile à enregistrer avec précision.

Les avocats voient le suivi de leurs activités comme un obstacle, car pourquoi feriez-vous un double travail ? Vous souhaitez planifier, exécuter puis mettre à jour une réunion dans votre calendrier Outlook ?

Mais aujourd'hui, il existe des moyens numériques automatisés pour garder une trace de toutes ces "trop ​​de choses à lister" d'une manière simple. Un tel logiciel de timetracking légal permet même un gain de temps non négligeable (si vous faites le bon choix). L'enregistrement automatisé du temps s'occupe de cette opération répétitive et ennuyeuse complètement en arrière-plan. Cela donne aux collaborateurs d'un cabinet d'avocats le temps et la liberté de travailler sur des missions à valeur ajoutée.

#2 : "L'installation d'un nouveau logiciel est une corvée."

Les avocats n'ont pas le temps d'apprendre de nouveaux logiciels et n'aiment pas changer les outils avec lesquels ils travaillent. Les vieilles habitudes sont difficiles à briser et le changement est difficile à accepter. Parce que les « meilleures pratiques » ont une raison d'être : une fois que quelqu'un a trouvé son créneau, ce n'est « pas idéal, mais suffisant ».

Mais à plus long terme, la standardisation à l'échelle de l'organisation bat d'une longueur de rue l'optimisation individuelle bien intentionnée des employés. Les nouveaux employés bénéficient également beaucoup des systèmes standardisés : avec une approche par essais et erreurs, un collègue nouvellement embauché peut avoir besoin de plusieurs semaines pour enregistrer efficacement ses heures facturables, tandis qu'un avocat logiciel éprouvé est plus rapide, plus uniforme et plus complet jusqu'à vitesse de croisière. Une configuration unique à l'échelle de l'entreprise fournit une table rase pour les employés actuels et nouveaux et évite les malentendus concernant le suivi de certaines activités.

Avec l'avènement des applications Web, l'introduction de nouveaux logiciels juridiques n'est plus un projet chronophage. Et le nouveau logiciel est souvent très convivial. Avec l'avènement de l'IA, il existe également des logiciels «intelligents» qui soulagent les utilisateurs du travail. Un bon choix sera certainement un changement fructueux pour l'entreprise et ses employés au final et ne demandera pas beaucoup d'efforts.

#3 : "Au moment où je dois tout saisir, ma facture est déjà créée."

Les employés vivent souvent l'enregistrement du temps comme une pure perte de temps et utilisent des estimations. Mais une grande partie du temps de travail est involontairement consacrée à des appels téléphoniques, à la réponse à des e-mails importants et à d'autres interruptions. Ce suivi manuel est impossible et en pratique l'aperçu n'est pas disponible au moment de la facturation. La facturation de compromis basée sur ces estimations approximatives est plus simple, mais pas correcte (et souvent incomplète). En pratique, ce genre de factures estimées n'aide personne à aller plus loin.

Le suivi automatique du temps permet aux cabinets d'avocats de mesurer, d'analyser et d'optimiser 100 % du temps consacré aux employés, tant pour les missions facturables que pour les tâches internes. Ce n'est pas seulement un avantage pour les entreprises elles-mêmes, mais aussi pour leurs employés.

En tant qu'avocat, vous pouvez plus facilement reconnaître les pertes de temps cachées. Si vous pouvez les définir, vous pouvez les éviter ou les limiter ou au moins les planifier plus correctement. Une bonne planification assure à son tour une vue d'ensemble et une tranquillité d'esprit. Avec plus de productivité, vous faites également plus de choses avec une meilleure qualité.

#4 : "Pouvez-vous me vérifier ?"

De nombreux employés estiment que le suivi du temps viole leur droit à la vie privée, mais chaque cabinet d'avocats a besoin d'un logiciel de suivi du temps.

Mais cette vie privée est une préoccupation légitime. Personne ne veut travailler dans un endroit où les cadres sont à bout de souffle et surveillent chacun de leurs mouvements. C'est démoralisant et aliénant. Cela crée également une culture de méfiance.

Lorsque vous installez un logiciel, ce devrait être un logiciel qui donne le dernier mot aux avocats. Ils doivent être en mesure de déterminer quel suivi est utilisé et ce qu'ils veulent partager avec l'organisation au sujet de leurs activités.

Ce logiciel fonctionne donc dans deux directions : La performance de l'avocat est vue et mesurée objectivement. Ensuite, il y a aussi quelque chose dedans pour l'employé juridique : les gens ont souvent des commentaires tels que "mon patron ne sait pas combien de travail cela représente", "ma performance supplémentaire n'est pas facturée"... Le suivi du temps peut donc également avoir des avantages pour l'employé en captant objectivement ce filet et en le rendant visible. .

Lorsqu'il est utilisé correctement, un logiciel offre une tranquillité d'esprit supplémentaire pour les employeurs et les employés dans une confiance mutuelle. Le logiciel a donc une grande valeur ajoutée pour le bureau et l'employé.