4 drempels om een time tracking tool te gebruiken voor activity-based facturatie in de juridische sector.

Niet iedereen is fan van de implementatie van een time tracking tool in hun bedrijf. Vaak moeten bedrijven hun medewerkers over de streep trekken om timesheets in te vullen. Waarom juist? Dat lees je in dit artikel!

#1: “Noodzakelijk kwaad.”

Voor veel advocaten roept de gedachte aan het introduceren van een timetracking software weerstand op. Want het nauwkeurig bijhouden van alle taken die ze uitvoeren, lijkt een ‘vermoeiend en tijdrovend’ taakje. Het is ook niet eenvoudig om multitasking op een transparante manier in kaart te brengen. En de registratie van e-mails, telefoontjes en vergaderingen neemt veel tijd in beslag en is moeilijk om nauwkeurig te noteren.

Advocaten zien het bijhouden van hun activiteiten dan ook als een drempel, want waarom zou je dubbel werk doen? Een meeting in je Outlook agenda plannen, uitvoeren en daarna actualiseren?

Maar vandaag de dag bestaan er geautomatiseerde digitale middelen om al die ‘te veel om op te sommen zaken ’ op een eenvoudige manier bij te houden. Zo’n juridische timetracking software zorgt zelfs voor een aanzienlijke tijdsbesparing (als je de juiste keuze maakt). Geautomatiseerde urenregistratie neemt die repetitieve, saaie handeling volledig voor zijn rekening in de achtergrond. Dat geeft medewerkers van een advocatenbureau de tijd en de vrijheid om te werken aan opdrachten die meerwaarde opleveren.

#2: “Nieuwe software installeren is een heel gedoe.”

Advocaten hebben geen tijd om met nieuwe software te leren werken en wijzigen niet graag de middelen waarmee ze werken. Oude gewoontes zijn moeilijk af te leren en verandering is moeilijk te accepteren. Want “best practices” hebben bestaansredenen: zodra iemand z’n draai gevonden heeft, is het “niet ideaal, maar goed genoeg”.

Maar op langere termijn verslaat organisatiebrede standaardisering met een straatlengte de goedbedoelde individuele optimalisering van medewerkers. Ook nieuwe medewerkers halen een heleboel voordeel uit gestandaardiseerde systemen: Met een trial-and-error-aanpak heeft een pas aangeworven collega misschien wel enkele weken nodig om zijn of haar declarabele uren efficiënt te registreren, terwijl een bewezen software advocaten sneller, uniformer en vollediger op kruissnelheid brengt. Een éénmalige bedrijfsbrede opzet biedt een schone lei voor zowel huidige als nieuwe werknemers en vermijdt misverstanden over het tracken van bepaalde activiteiten.

Het introduceren van een nieuwe juridische software is met de komst van webapplicaties al lang geen tijdrovende project meer. En de nieuwe software is vaak heel gebruiksvriendelijk. Met de komst van AI is er ook “slimme” software die werk uit de handen neemt van gebruikers. Een goede keuze zal op het einde van de rit zeker wel een vruchtbare verandering zijn voor het bedrijf en zijn medewerkers en niet veel moeite kosten.

#3: “In de tijd dat ik alles moet inbrengen, is mijn factuur al gemaakt.”

Medewerkers ervaren uurregistratie vaak als pure tijdverspilling en gebruiken schattingen. Maar een heleboel werktijd gaat onbedoeld op aan telefoontjes tussendoor, het beantwoorden van belangrijke e-mails en andere onderbrekingen. Dit manueel bijhouden is onmogelijk en in de praktijk heeft men het overzicht niet op het moment van facturatie. De compromis facturatie op basis van deze ruwe schattingen is eenvoudiger, maar dus niet correct (en vaak onvolledig). Dit soort geschatte facturen helpt in de praktijk niemand een stap verder.

Automatische timetracking geeft advocatenkantoren de mogelijkheid om de volle 100% van de gepresteerde tijd te meten van de medewerkers, te analyseren en te optimaliseren - en dat zowel voor factureerbare opdrachten als voor interne taken. Dit is niet alleen een voordeel voor bedrijven zelf, maar dus ook voor zijn medewerkers.

Als advocaat herken je zo makkelijker de verborgen tijdverslinders. Als je deze kan definiëren, kan je ze vermijden of beperken of ze minstens correcter inplannen. Een goede planning zorgt dan op zijn beurt weer voor overzicht en rust. Met meer productiviteit krijg je ook meer dingen gedaan tegen een betere kwaliteit.

#4: “Mogen jullie mij wel controleren?”

Veel medewerkers vinden dat tijdregistratie hun recht op privacy schendt, maar toch heeft elk advocatenkantoor een timetracking software nodig.

Maar die privacy is toch een terechte zorg. Niemand wil werken op een plaats waar leidinggevenden in hun nek hijgen en al hun bewegingen in de gaten houden. Het is demoraliserend en vervreemdend. Het creëert ook een cultuur van wantrouwen.

Als je software installeert, moet het software zijn die de juristen het laatste woord geeft. Zij moeten kunnen bepalen welke tracering gebruikt wordt en wat zij willen delen met de organisatie over hun activiteiten .

Die software werkt dan ook in twee richtingen: De advocaat zijn prestaties worden gezien en zijn objectief gemeten. Dan zit er ook iets in voor de juridische medewerker: Vaak zit men met opmerkingen als “mijn baas weet niet hoeveel werk dit is”, “mijn extra prestaties worden niet in rekening gebracht”... Timetracking kan dus ook vóór de medewerker voordelen hebben door dit net objectief vast te leggen en zichtbaar te maken. .

Wanneer software juist wordt ingezet, zorgt ze voor bijkomende gemoedsrust voor zowel werkgevers als medewerkers in wederzijdse vertrouwen. Zo heeft de software een grote toegevoegde waarde voor het kantoor én de medewerker.