Time tracking: a guesstimate?

Ieder van ons kent dat gevoel : je hebt de hele dag hard gewerkt, maar je hebt geen idee hoeveel tijd deze taken in beslag genomen hebben. Vooral indien verschillende activiteiten zich permanent voordoen (mails, berichten, binnenkomende oproepen, enz…). Dan is het moeilijk om een overzicht te houden.

In een werkomgeving waar Tijd en Materiaal belangrijk is (zoals voor advocaten of consultants), is tijdsbesteding vaak de basis voor de factuur. In de best-case scenario, worden de verschillende activiteiten geregisteerd in een tracking systeem, maar dit vereist steeds een extra inspanning om de geregistreerde tijden te loggen en nadien te consolideren. Daarenboven zijn de gelogde registraties dikwijls een schatting. In de meeste gevallen berust het op een "guesstimate" en hoe meer tijd er verstrijkt tussen de activiteit en het loggen ervan (uitstelgedrag, niet ongebruikelijk na een zware werkdag), hoe groter de gok en hoe lager de schatting correct zal zijn.

De gevolgen blijven niet uit : ofwel worden niet alle gespendeerde tijden toegeschreven aan het project, waardoor de winstgevendheid onder druk komt te staan, ofwel worden de activiteiten overschat en wordt de klant teveel in rekening gebracht. Hoe dan ook, dit is niet de correcte wijze om zaken af te handelen. Eerlijkheid duurt immers het langst, zowel voor de klant als voor uw eigen bedrijf.

Stel u dezelfde werkwijze voor bij een ingewikkeld project met verschillende medewerkers, waarbij ieder een eigen geschatte tijdsregistratie doorgeeft. Elke deelnemer zal akkoord gaan met de geconsolideerde tijdsregistratie, maar niemand kan de nauwkeurigheid met zekerheid bevestigen. Aan het einde van de maand of aan het einde van het project, moet de office manager, de admin of de financiële verantwoordelijke op basis van deze gegevens de bijhorende factuur opstellen. Een gekende klant zal misschien deze factuur aanvaarden zonder bijkomende vragen, maar de kans is groot dat de factuur zal leiden tot een geschil waarbij een (commerciële) beslissing moet genomen worden om de factuur gedeeltelijk te crediteren, bij gebrek aan objectieve en controleerbare tijdsregistraties om de factuur te ondersteunen.

Dan nu het goede nieuws : vermits de meeste project-gerelateerde activiteiten tegenwoordig digitaal zijn, kunnen tijdsregistraties geautomatiseerd worden.

Door gebruik te maken van Artificiële Intelligentie, zal Lexor alle activiteiten in het Office 365 productiviteitsproces analyseren en in realtime consolideren, waardoor transparante facturen en gedetailleerde tijdsregistraties kunnen voorgelegd worden.