4 belangrijke redenen om je timetracking te upgraden

Timetracking is goed, maar geautomatiseerde timetracking is beter.

Veel dienstverlenende ondernemingen rekenen op nauwkeurige timetracking om correct te kunnen factureren aan klanten, intern de juiste middelen ter beschikking te stellen en beter inzicht te krijgen in projecten. Klassieke software voor timetracking betekende een eerste grote stap voorwaarts tegenover de vervelende en tijdrovende manuele timesheets uit het verleden. Naarmate de technologie zich verder ontwikkelt, neemt volledig geautomatiseerde timetracking stilaan de fakkel over voor organisaties die afhankelijk zijn van factureerbare uren voor hun bedrijfsvoering.

Voor een vergelijking tussen volledig geautomatiseerde timetracking en halfautomatische of klassieke timetracking, zie het kader onderaan deze blog.

#1: Volledig klantgerichte facturen

Klanten verwachten van hun dienstverleners het beste rendement op hun investering - en die eis is helemaal terecht. Met volledig geautomatiseerde tijdregistratie behoren vervelende discussies over facturatie voorgoed tot het verleden. Elke prestatie wordt tot op de minuut bijgehouden via een online timesheet, wat voor transparantie zorgt. Projectmanagers kunnen dat tijdsoverzicht makkelijk exporteren en voorleggen aan de klant in kwestie. Dat zorgt voor hard bewijs van al het geleverde werk. Heldere en volledige traceerbare timesheets versterken de waarden van de dienstverlener en creëren transparantie tegenover klanten.

#2: Beter overzicht op gepresteerde tijd en ROI binnen de organisatie

Een heleboel werktijd gaat onbedoeld op aan telefoontjes tussendoor, het beantwoorden van belangrijke e-mails en andere onderbrekingen. Met manuele of halfautomatische timetracking gaan dat soort tijdverlies vaak onopgemerkt voorbij. Dat zorgt op zijn beurt voor minder nauwkeurigheid in het facturatie-overzicht en de productiviteitsstatistieken. Halfautomatische timetracking is in het beste geval onnauwkeurig, en manuele tijdregistratie vertoont al helemaal serieuze gebreken.

Automatische timetracking geeft bedrijven de mogelijkheid om de volle 100% van de door werknemers gepresteerde tijd te meten, analyseren en optimaliseren - en dat zowel voor factureerbare opdrachten als voor interne taken. Zo kunnen ondernemingen sneller onbedoeld tijdverlies en verborgen kosten detecteren, wat op zijn beurt de minder rendabele cases en klanten duidelijk blootlegt.

“Halfautomatische timetracking is in het beste geval onnauwkeurig, en manuele tijdregistratie vertoont al helemaal serieuze gebreken.”

#3 Tijdbesparing

Hoewel semi-automatische timetracking op zich niet veel tijd in beslag hoeft te nemen, is deze oplossing nog verre van ideaal. Een online timer mag dan betrekkelijk eenvoudig zijn in gebruik, toch worden projecten vaak verkeerd gelogd of vergeten werknemers om de tijdregistratie te starten of stop te zetten. Geautomatiseerde timetracking neemt die repetitieve, saaie handeling volledig voor zijn rekening. Dat geeft medewerkers de tijd en de vrijheid om te werken aan opdrachten die meerwaarde opleveren.

#4 Geen vertraging tussen geleverd werk en tijdregistratie

Tijdregistratie gebeurt vaak tijdens kleine pauzes tussendoor, aan het einde van de werkdag of, in sommige gevallen, slechts één keer per week. Die vertraging tussen geleverd werk en tracking leidt tot twee problemen: onnauwkeurigheid en een vertraging in het toezicht op de prestaties. Dat verergert de andere problemen in dit lijstje nog meer. Voor één case of opdrachtgever lijkt dat verlies minimaal, maar alles samen heeft die vertraging een aanzienlijke negatieve invloed op de algemene winstgevendheid van ondernemingen.

Uitgelegd: automatische vs. klassieke timetracking

Kort gezegd zorgt automatische timetracking voor een doorgedreven automatisering van traditionele, manuele tijdregistratie. Dankzij geavanceerde software-algoritmes houdt een automatische timetracker de activiteit van elke medewerker in de gaten en wijst die elke prestatie toe aan het relevante project of klant, zonder menselijke tussenkomst. Timesheets worden in realtime aangemaakt, wat de nood voor handmatige data-invoer of opvolging volledig wegneemt.