Zorgen bij het opmaken en opvolgen van budgetten door gebrekkig zicht op effectief gepresteerde uren?

Maak of volg jij nog steeds budgetten op zonder data over effectief gepresteerde uren? Dan laat je geld op de tafel liggen. Eén van de meest voorkomende issues binnen het alloceren van budgetten, is een slechte inschatting van de gepresteerde uren van medewerkers. Het tijdsregistratie proces automatiseren binnen een bedrijf is het antwoord op een onnauwkeurige budgettering. Benieuwd hoe jouw project nu wél binnen het budget blijft?

Oorzaak van een slechte budget allocatie

Eén van de meest voorkomende issues binnen het managen van een project is een slechte inschatting van de gepresteerde uren van medewerkers. Deze slechte inschatting geeft een vertekend beeld en dus een minder nauwkeurig budget.

In veel bedrijven is de registratie van de uren gebaseerd op giswerk en buikgevoel. Voor veel werknemers die gewoon op de payroll werken is het inputten van timesheets geen deel van hun dagelijkse taken. De motivatie om deze in te vullen ligt eerder bij het feit dat hun manager dit vraagt om zo te weten waar ze bezig mee zijn geweest. Als het wel gezien wordt als onderdeel van de dagdagelijkse taken vergeten werknemers dan ook nog vaak activiteiten te registreren (bvb. telefoontjes of mailtjes…), vullen hun timesheets pas manueel aan op het einde van de dag, week of maand, weten niet welke activiteiten op welke projecte ze moeten boeken, of hebben simpelweg geen toegang tot de juiste tools. Al deze obstakels zorgen ervoor dat een bedrijf geld op de tafel laat liggen.

Daarnaast begrijp je door slechte tijdsinschatting minder goed hoe lang taken werkelijk duren. Hierdoor is het moeilijker om de geplande tijd versus de werkelijke bestede tijd te visualiseren. Dit zorgt ervoor dat het inplannen van nieuwe projecten of klanten moeizamer en minder precies verloopt.

Omdat er zo weinig accurate meetpunten zijn, kunnen bedrijven hun tijd en budgetten vaak ook niet tijdig bijsturen. Hierdoor krijgt men projecten niet weer op de rails voordat het te laat is.

De nieuwe technologische middelen kunnen helpen om projecten binnen budget te houden.

Als je tijdens het uitwerken van een project niet voor verrassingen wilt komen te staan kan het gebruiken van automatische time tracking al een groot deel van de oplossing zijn.

Een geautomatiseerde tool registreert de uren van werknemers namelijk nauwgezet, in real-time én uniform. Alle gepresteerde uren zijn accuraat en online opvraagbaar.

Het tijdsregistratieproces automatiseren binnen een bedrijf kan dus enorme impact hebben op resultaten:

1. Nauwkeurige budgettering
De urenstaat van werknemers wordt automatisch ingevuld. Dit elimineert foute uur inschattingen van medewerkers. Door beter te begrijpen hoeveel tijd een project werkelijk in beslag neemt kan je nauwkeuriger budgetteren. Niet alleen de data van het huidige project kan ingezet worden voor budget allocatie maar ook data van eerdere (gelijkaardige) projecten.

2. Op activiteit gebaseerde facturatie
Naast een nauwkeurige budgettering, zorgt een accurate uurregistratie ook voor een foutloze en volledige facturatie. Bovendien ontstaat er een betere cashflow omdat klanten eerder betalen bij een foutloze tijdregistratie.

3. Houd grip op projecten
Bewaak de tijd en budget per project of klant. Bij automatische registratie kan je dus meteen ingrijpen waar het fout gaat (en voor het helemaal fout gaat).

4. Bespaar tijd
Uurregistratie wordt vaak gezien als een tijdrovende taak en wordt hierdoor sneller uitgesteld. Door in te zetten op een automatische tool win je tijd die je nu kan besteden toekennen aan je projecten en moet je medewerkers niet aansporen of motiveren om registraties te doen.

5. Je creëert vertrouwen bij klanten
Als je een tijdregistratie kan voorleggen op basis van gemeten feiten en details, creëer je vertrouwen. Wat op zijn beurt zorgt voor een betere klantrelatie.

6. Betere inzichten:
Een foutloze uurregistratie biedt niet alleen inzichten in budgetten, maar gaat veel verder dan dat. Je krijgt als bedrijf meer inzicht in waar we tijd verliezen, waar eventueel bottlenecks zitten, hoe goed de productiviteit is… Het geeft een kijk op de daadwerkelijke waarde en rendabiliteit van een project.

Tast als bedrijf niet langer in het duister en maak gebruik van de kracht van automatisatie.

Lexor is zo een geautomatiseerde tijdsregistratie oplossing voor mensen die gebruik maken van Office 365. Het berekent met de bestaande gegevens uit uw gebruikte software en beproefde Artificiële Intelligentie wat de tijdsbesteding is van u en uw medewerkers.